Thanh tra về nghiệp vụ công chứngCác quy định của pháp luật về thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch, những vấn đề khó khăn, vướng mắc, bất cập của hệ thống pháp luật và giải pháp của công chứng viên trong thực tiễn hành nghề (Phần I)Luật Công chứng được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2006, bắt đầu có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2007 đến nay đã và đang thực sự đi vào đời sống xã hội. Hiện nay, ngoài loại hình Phòng công chứng (trước đây là Phòng công chứng nhà nước), loại hình Văn phòng công đang phát triển khá mạnh mẽ ở nhiều địa phương, nhất là ở Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh, thành phố lớn. Hoạt động của các Văn phòng công chứng này giúp giảm thiểu sự quá tải tại các Phòng công chứng Nhà nước trước đây, góp phần vô cùng quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế XHCN.Tuy nhiên, sau hơn 1 năm Luật Công chứng có hiệu lực, hoạt động của các Văn phòng công chứng đã bộc lộ khá nhiều bất cập. Trong đó đáng kể là sự non kém về nghiệp vụ và kinh nghiệm của không ít công chứng viên dẫn đến tình trạng công chứng ẩu, ký xác thực công chứng mà không đọc kỹ văn bản, không thẩm định, xác minh tài sản, nhân thân của người ký hợp đồng giao dịch. Kết quả là có nhiều bản công chứng bị cơ quan chức năng trả lại, không chấp thuận hoặc gây ra tranh chấp trong giao dịch hợp đồng. Hệ thống các Văn phòng công chứng thiếu sự liên kết thông qua mạng nội bộ để chia sẻ thông tin, không có cơ sở dữ liệu chung để kiểm soát thực trạng các hợp đồng... Do vậy, đã có trường hợp một căn nhà đem bán cho hai người, mang đi công chứng hợp đồng tại 2 Văn phòng khác nhau, một tài sản đem thế chấp, bảo lãnh ở nhiều người, nhiều nơi, người đã chết nhưng vẫn công chứng “giao dịch”, công chứng cho người có tài sản đã bán đấu giá thành để thi hành án, công chứng hợp đồng bán đấu giá thành trước khi tổ chức bán đấu giá tài sản... gây hậu quả pháp lý rất nghiêm trọng. Ngoài ra, chưa kể tới chuyện lệ phí tại các Văn phòng này, mỗi nơi quy định một kiểu, mạnh ai nấy thu. Thậm chí, gần đây còn xảy ra hiện tượng tranh chấp giữa những người góp vốn cùng Công chứng viên để mở Văn phòng khiến dư luận xã hội rất quan tâm… Do đó, có thể nói quản lý nhà nước về công chứng giai đoạn hiện nay phải cần được tăng cường hơn nữa, trong đó thanh tra với vai trò là một khâu thiết yếu trong quản lý hành chính nhà nước cũng cần cần phải được tăng cường. Thanh tra về công chứng nhằm mục đích đưa hoạt động công chứng đạt được các mục tiêu mà Nhà nước đã đề ra. Qua thanh tra sẽ rà soát, đánh giá được thực trạng về tổ chức, hoạt động; nắm bắt được những bất cập, mâu thuẫn, khó khăn, vướng mắc về nghiệp vụ cũng như phát hiện được những vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng, từ đó có kết luận, kiến nghị cụ thể để cấp có thẩm quyền kịp thời xem xét, có biện pháp chấn chỉnh về tổ chức, hoạt động; sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hệ thống pháp luật về công chứng, giải quyết kịp thời những vướng mắc về nghiệp vụ, xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm pháp luật, từng bước đưa công tác công chứng vào nề nếp.Để đáp ứng yêu cầu của nhiều địa phương và có thêm tài liệu tham khảo về công tác chỉ đạo nghiệp vụ thanh tra của Thanh tra Tư pháp, trong phạm vi chuyên đề này, chúng tôi xin trao đổi cùng các bạn một số nội dung cơ bản về thanh tra nghiệp vụ công chứng, bao gồm thanh tra các trình tự, thủ tục công chứng các hợp đồng giao dịch, các vấn đề bất cập của pháp luật, cách xử lý thông thường của Công chứng viên và các hành vi sai phạm thường xảy trong việc không chấp hành đầy đủ, chặt chẽ các quy trình, thủ tục công chứng các hợp đồng giao dịch. Để tiện việc tra cứu, tác giả xin trình bày theo từng mục, mỗi mục là một loại hợp đồng giao dịch và được trình bày chi tiết theo 10 mục sau đây:Mục 1: Thủ tục chung công chứng hợp đồng giao dịch1. Thủ tục (Theo Điều 35, Điều 36 Luật Công chứng)1.1. Hồ sơ công chứngNgười yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau đây: a) Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu; b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch; c) Bản sao giấy tờ tuỳ thân; d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.1.2. Lưu ý khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch 1.2.1. Bản sao quy định trong Hồ sơ công chứng là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.1.2.2. Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.1.2.3. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.1.2.4. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.1.2.5. Đối với trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn, cần chú ý: Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tếthì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.1.2.6. Đối với trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, cần lưu ý:- Khi nộp hồ sơ công chứng, người yêu cầu công chứng phải nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch.- Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch. 2. Thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản (Theo Điều 37 Luật Công chứng)2.1. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 dưới đây.2.2. Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản.3. Thời hạn công chứng (Theo Điều 38 Luật Công chứng)3.1. Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng.3.2. Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc.4. Địa điểm công chứng (Theo Điều 39 Luật Công chứng)4.1. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 5.2 dưới đây.4.2. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.5. Chữ viết trong văn bản công chứng (Theo Điều 40 Luật Công chứng)5.1. Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không đ­ược viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không đ­ược viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.5.2. Thời điểm công chứng phải đ­ược ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu ngư­ời yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.6. Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng (Theo Điều 41 Luật Công chứng)6.1. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng phải ký vào văn bản công chứng trước mặt công chứng viên.Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng. 6.2. Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong văn bản công chứng trong các trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.  6.3. Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:a) Công chứng di chúc;b) Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;c) Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.  7. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng (Theo Điều 42 Luật Công chứng)Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải đ­ược đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ. 8. Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng (Theo Điều 43 Luật Công chứng)8.1. Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.8.2. Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.8.3. Khi sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng, công chứng viên có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có trách nhiệm thông báo việc sửa lỗi kỹ thuật đó cho người tham gia hợp đồng, giao dịch.9. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch (Theo Điều 44 Luật Công chứng)9.1. Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thoả thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và phải được công chứng.9.2. Người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch.9.3. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định tại Chương IV của Luật Công chứng. 10. Người được đề nghị Toà án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu (Theo Điều 45 Luật Công chứng)Công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người có quyền, lợi ích liên quan, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền đề nghị Toà án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật.11. Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản (Theo Điều 47 Luật Công chứng)11.1. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.11.2. Nhiều bất động sản thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản thực hiện.11.3. Một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng. Trường hợp công chứng viên công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng khác, không còn hành nghề công chứng hoặc không thể thực hiện việc công chứng thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hợp đồng thế chấp công chứng hợp đồng đó.12. Một số bất cập chung thường gặp khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch- Trường hợp chứng minh thư của một trong các bên tham gia hợp đồng đã hết hạn sử dụng, hầu hết các Văn phòng – Phòng Công chứng vẫn tiếp nhận hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, có Văn phòng – Phòng Công chứng yêu cầu người có chứng minh thư hết hạn phải viết bản cam kết làm lại chứng minh thư; có Văn phòng – Phòng Công chứng yêu cầu người có chứng minh thư hết hạn phải điểm chỉ vào hợp đồng;- Trường hợp một trong các bên tham gia hợp đồng ở nước ngoài thời gian đã lâu nên chỉ có hộ chiếu và hộ khẩu tại Việt Nam đã bị cắt hoặc không có hộ khẩu tại Việt Nam, đồng thời không thể cung cấp được xác nhận tạm trú/ định cư ở nước ngoài: có Văn phòng – Phòng Công chứng không tiếp nhận hồ sơ công chứng, có Văn phòng – Phòng Công chứng vẫn tiếp nhận hồ sơ công chứng để xác minh, thẩm định và xem xét công chứng hợp đồng giao dịch;- Đối với trường hợp đính chính lỗi kỹ thuật trong hợp đồng, hiện nay các Văn phòng – Phòng Công chứng đang áp dụng quy định của pháp luật với nhiều cách khác nhau, có những lỗi, những bổ sung liên quan đến nội dung hợp đồng vẫn được các Văn phòng – Phòng Công chứng áp dụng như sửa lỗi kỹ thuật;- Có một số Văn phòng – Phòng Công chứng, công chứng viên không ký vào từng trang của hợp đồng, giấy tờ công chứng mà chỉ ký ở trang lời chứng còn ở từng trang đã có chữ ký nháy của chuyên viên nghiệp vụ hoặc thư ký công chứng viên;- Khi thực hiện công chứng hủy giao dịch, hợp đồng đã được công chứng tại Văn phòng – Phòng Công chứng người yêu cầu hủy giao dịch, hợp đồng không cung cấp được các bản Văn bản, Hợp đồng đã công chứng thì Văn phòng – Phòng Công chứng cũng không đề nghị người yêu cầu hủy giao dịch, hợp đồng cung cấp mà chỉ cần lập bản cam kết đã để thất lạc.Mục 2: Thủ tục công chứng di chúcI. Thủ tục công chứng di chúc1. Hồ sơ công chứngNgười yêu cầu công chứng di chúc cần xuất trình bản sao (kèm theo bản chính để đối chiếu) các loại giấy tờ sau: - Chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân khác (hộ chiếu, chứng minh sĩ quan, giấy chứng nhận công nhân viên quốc phòng, giấy kiểm tra tạm thời) đang còn trong thời hạn sử dụng, hộ khẩu hoặc giấy xác nhận thường trú của người lập di chúc. - Các giấy tờ hợp lệ chứng minh quyền sở hữu và quyền sử dụng tài sản như: Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy đăng ký xe ô tô – xe máy, Sổ tiết kiệm,… - Các giấy tờ chứng minh tài sản để lại theo di chúc là tài sản chung hay tài sản riêng của vợ chồng phù hợp với quy định của Luật Hôn nhân và gia đình. - Giấy khám sức khoẻ của người lập di chúc (Do Bệnh viện hoặc Trung tâm y tế quận, huyện lập). - Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu)2. Thủ tục, trình tự công chứng di chúc- Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu việc công chứng di chúc, không thông qua người khác, không ủy quyền cho người khác. Người lập di chúc phải  tự tay viết và ký vào bản di chúc của mình. - Nếu người lập di chúc bị hạn chế về thể chất hoặc không biết chữ thì phải có 2 người làm chứng. Người lập di chúc tuyên bố nội dung di chúc của mình trước công chứng viên, công chứng viên ghi chép lại nội dung mà người lập di chúc tuyên bố. Người lập di chúc ký hoặc điểm chỉ vào bản di chúc sau khi xác nhận bản di chúc đã được ghi chép chính xác và thể hiện đúng ý chí của mình. 3. Các lưu ý khi thực hiện thủ tục công chứng di chúc3.1. Người làm chứng (đối với trường hợp người lập di chúc bị hạn chế về thể chất hoặc không biết chữ, hoặc không biết tiếng Việt) là người đọc thông viết thạo tiếng Việt, người phiên dịch là người có thể dịch đúng và chính xác nội dung di chúc từ tiếng Việt sang tiếng nước của người lập di chúc sử dụng. Người làm chứng, người dịch phải có đủ năng lực hành vi và mang theo chứng minh nhân dân, hộ khẩu. Người không được làm chứng cho việc lập di chúc:(Điều 659 Bộ Luật Dân sự) - Người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật của người lập di chúc; - Người có quyền và nghĩa vụ tài sản liên quan đến nội dung di chúc; - Người chưa đủ 18 tuổi, người không có năng lực hành vi dân sự. 3.2. Trường hợp nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc các bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ hành vi của mình hoặc xét thấy việc lập di chúc có dấu hiệu lừa dối, đe doạ hoặc cưỡng ép, thì Công chứng viên không công chứng di chúc đó (trích khoản 2, điều 48 của Luật Công chứng.). 3.3. Di chúc do Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng công chứng được thực hiện tại trụ sở của Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng. Trường hợp tính mạng bị cái chết đe doạ do bệnh tật hoặc nguyên nhân khác mà người lập di chúc không thể đến trụ sở Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng thì việc công chứng di chúc được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của người lập di chúc. Thủ tục công chứng di chúc ngoài trụ sở của Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng phải được thực hiện như thủ tục công chứng tại trụ sở.3.4. Di chúc bằng văn do các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực - Di chúc do Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường chứng thực ( Trích điều 24 thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã tại Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực ); - Di chúc do Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng công chứng;- Di chúc do các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực có giá trị pháp lý ngang nhau (khoản 4, Điều 14 Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực ). - Người lập di chúc có thể yêu cầu bất cứ cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực như đã nêu trên công chứng, chứng thực di chúc của mình theo các quy định của pháp luật. 3.5. Người lập di chúc có thể sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ di chúc vào bất cứ lúc nào. Nếu người lập di chúc bổ sung di chúc, thì di chúc đã lập và phần bổ sung đều có hiệu lức pháp luật như nhau; nếu phần di chúc đã lập vàphần bổ sung mâu thuẫn nhau, thì chỉ phần bổ sung có hiệu lực pháp luật. Trong trường hợp người lập di chúc thay thế di chúc bằng di chúc mới, thì di chúc trước bị huỷ bỏ (Điều 662 Bộ Luật Dân sự ). 3.6. Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc có thể được công chứng, chứng thực tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nào (khoản 5, Điều 50 Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực) . Trong trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đó biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc.3.7. Trường hợp tài sản được định đoạt trong di chúc là quyền sử dụng đất ngoài những hướng dẫn theo các văn bản hướng dẫn công chứng còn được thực hiện theo các quy định khác của pháp luật về đất đai. 4. Thủ tục nhận lưu giữ di chúc4.1. Cá nhân giữ bản di chúc có các nghĩa vụ sau đây:a) Giữ bí mật nội dung di chúc;b) Giữ gìn, bảo quản bản di chúc; nếu bản di chúc bị thất lạc, hư hại thì phải báo ngay cho người lập di chúc;c) Giao lại bản di chúc cho người thừa kế hoặc người có thẩm quyền công bố di chúc, khi người lập di chúc chết. Việc giao lại bản di chúc phải được lập thành văn bản, có chữ ký của người giao, người nhận và trước sự có mặt của hai người làm chứng.4.2. Người lập di chúc có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc của mình. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ và giao cho người lập di chúc.  4.3. Đối với di chúc đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ nhưng sau đó giải thể hoặc chấm dứt hoạt động thì trước khi giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng phải thoả thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc. Trường hợp không thoả thuận được thì phải trả lại di chúc và phí lưu giữ di chúc cho người lập di chúc.4.4. Việc công bố di chúc lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về dân sự.II. Một số bất cập trong quá trình thực hiện thủ tục công chứngPhòng Công chứng, Văn phòng Công chứng thường không đề nghị người yêu cầu công chứng cung cấp Giấy khám sức khỏe để chứng minh tình trạng sức khỏe, trạng thái tinh thần của người lập di chúc do nhận định người yêu cầu công chứng đến đề nghị thực hiện công chứng di chúc trong tình trạng sức khỏe tốt, tinh thần minh mẫn.Mục 3: Công chứng văn bản từ chối nhận di sản, văn bản khai nhận, phân chia di sảnI. Quy định pháp luật về từ chối nhận di sản (theo Điều 642 Bộ luật Dân sự)1. Người thừa kế có quyền từ chối nhận di sản, trừ trường hợp việc từ chối nhằm trốn tránh việc thực hiện nghĩa vụ tài sản của mình đối với người khác.2. Việc từ chối nhận di sản phải được lập thành văn bản; người từ chối phải báo cho những người thừa kế khác, người được giao nhiệm vụ phân chia di sản, cơ quan công chứng hoặc Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có địa điểm mở thừa kế về việc từ chối nhận di sản.3. Thời hạn từ chối nhận di sản là sáu tháng, kể từ ngày mở thừa kế. Sau sáu tháng kể từ ngày mở thừa kế nếu không có từ chối nhận di sản thì được coi là đồng ý nhận thừa kế.II. Thủ tục công chứng1. Hồ sơ công chứng Văn bản từ chối nhận di sảnPhiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu);Giấy chứng tử của người để lại di sản;Văn bản từ chối nhận di sản do người yêu cầu công chứng tự soạn thảo hoặc do Văn phòng Công chứng, Phòng Công chứng soạn thảo;1.1 Nếu người từ chối nhận di sản là công dân- Chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy khai sinh, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ tuỳ thân khác của người từ chối nhận di sản (bản chính và bản sao);- Giấy tờ chứng minh người từ chối nhận di sản là người được hưởng di sản theo di chúc hoặc theo pháp luật (bản chính và bản sao);1.2 Nếu người từ chối nhận di sản là pháp nhân- Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);- Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);- Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);- Giấy tờ chứng minh pháp nhân từ chối nhận di sản là người được hưởng di sản theo di chúc (bản chính và bản sao);2. Hồ sơ công chứng Văn bản khai nhận, phân chia di sản:- Phiếu yêu cầu công chứng;- Văn bản khai nhận, phân chia di sản do người yêu cầu công chứng tự soạn thảo hoặc đề nghị Văn phòng – Phòng Công chứng soạn thảo;- Giấy tờ về di sản thừa kế như: Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, Sổ tiết kiệm, đăng ký xe ô tô,… (bản chính và bản sao)- Chứng tử của những người sau (bản chính và bản sao):  + Người chết để lại di sản;  + Trong số những người gồm bố, mẹ, vợ, con của người để lại di sản có người đã chết- Di chúc của người chết để lại di sản (nếu có) (bản chính và bản sao);- Giấy tờ chứng minh quan hệ của những người sau đây với người chết để lại di sản (bản chính và bản sao):  + Vợ (chồng) của người chết để lại di sản;  + Bố, mẹ của người chết để lại di sản (bố mẹ đẻ, bố mẹ nuôi);  + Con của người để lại di sản (con nuôi, con đẻ);  + Cháu của người để lại di sản (trường hợp thừa kế thế vị)- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân những người sau, còn sống đến thời điểm yêu cầu công chứng vẫn còn sống (bản chính và bản sao):  + Bố, mẹ của người chết để lại di sản (bố mẹ đẻ, bố mẹ nuôi);  + Vợ (chồng) của chết người để lại di sản;  + Con của người để lại di sản (con nuôi, con đẻ);+ Cháu của người để lại di sản (trường hợp thừa kế thế vị)- Hộ khẩu của những người sau (bản chính và bản sao):  + Hộ khẩu của người chết để lại di sản (nếu có);  + Hộ khẩu (bản chính và bản sao) của những người gồm: bố, mẹ, vợ, con, cháu (trường hợp thừa kế thế vị) của người để lại di sản đến thời điểm yêu cầu công chứng vẫn còn sống- Sơ yếu lý lịch hoặc lý lịch Đảng viên (bản chính và bản sao) của một trong những người thuộc hàng thừa kế còn sống có liệt kê những người thừa kế;- Văn bản từ chối nhận di sản của một trong những người thừa kế (bản chính và bản sao) (nếu có)3.Thủ tục công chứng3.1. Công chứng Văn bản từ chối nhận di sản: Theo quy định chung về thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch3.2. Công chứng Văn bản thỏa thuận khai nhận, phân chia di sản3.2.3. Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản - Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì họ có quyền yêu cầu công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản. - Trong văn bản thoả thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần quyền hưởng di sản của mình cho người thừa kế khác. - Trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.- Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế.- Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình di chúc. - Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh.- Văn bản thoả thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.3.2.4. Công chứng văn bản khai nhận di sản - Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản. - Việc công chứng văn bản khai nhận di sản được thực hiện theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 49 của Luật Công chứngIII. Một số bất cập trong quá trình thực hiện thủ tục công chứng văn bản từ chối nhận di sản, văn bản khai nhận, phân chia di sảnCác Văn phòng Công chứng, Phòng Công chứng trong quá trình thực hiện thủ tục công chứng văn bản từ chối nhận di sản thường ít khi sai sót. Tuy nhiên đã có một số Văn phòng Công chứng, Phòng Công chứng thực hiện công chứng Văn bản từ chối nhận di sản khi mà đã hết thời hạn từ chối theo khoản 3 Điều 642 Bộ luật Dân sự. Nguyên nhân chủ yếu là do đó là những trường hợp khó xác định được thời điểm mở thừa kế hoặc bản thân người yêu cầu công chứng không thể biết thời điểm mở thừa kế là khi nào;Hiện nay khi nhận được yêu cầu công chứng Văn bản từ chối nhận di sản, các Văn phòng – Phòng Công chứng không thể nào kiểm tra được việc từ chối nhận di sản có nhằm trốn tránh nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng hay không nên khi soạn thảo Văn bản thường có những nội dung cam đoan như: “Việc từ chối nhận di sản không nhằm trốn tránh nghĩa vụ của mình đối với người khác, không làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của bất cứ ai…”Đối với việc công chứng Văn bản khai nhận, phân chia di sản, các vấn đề bất cập thường gặp của Văn phòng – Phòng Công chứng như sau:+ Trong việc xác định những người được quyền thừa kế di sản của người chết để lại theo quy định của pháp luật thì đối với trường hợp những người chết đã cao tuổi, bố mẹ của họ đã chết từ trước 1975 rất khó để người yêu cầu công chứng xin được xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này, có Văn phòng – Phòng Công chứng không đề nghị người yêu cầu công chứng phải chứng minh bố mẹ của người chết đã chết, có Văn phòng – Phòng Công chứng bắt buộc người yêu cầu công chứng phải có giấy tờ xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.+ Một trường hợp cụ thể như: người để lại di sản chết năm 2000 không để lại di chúc, con đẻ của người để lại di sản chết năm 2001. Đến năm 2010, những người thừa kế mới thực hiện thủ tục công chứng văn bản khai nhận, phân chia di sản thì các Văn phòng – Phòng Công chứng hiện nay đang có quan điểm và cách giải quyết khác nhau. Một số Văn phòng – Phòng Công chứng cho rằng thời điểm mở thừa kế là thời điểm thực hiện công chứng văn bản khai nhận, phân chia di sản vì vậy không áp dụng quy định về thừa kế thế vị trong trường hợp này, do đó không đưa người cháu (con của người con đẻ chết năm 2001) vào danh sách những người được thừa kế. Một số Văn phòng – Phòng Công chứng cho rằng thời điểm mở thừa kế là thời điểm người để lại di sản chết năm 2000, vào thời điểm này người con đẻ con sống nên được quyền hưởng thừa kế, nhưng khi công chứng văn bản khai nhận, phân chia di sản người con đẻ đã chết nên người cháu (con của người con đẻ chết năm 2001) sẽ được quyền hưởng thừa kế thay bố, do đó vẫn được Văn phòng – Phòng Công chứng đưa vào danh sách những người được hưởng di sản thừa kế.Theo quy định của Nghị định 75/2000/NĐ-CP thì khi thực hiện công chứng văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế phải thực hiện niêm yết Thông báo khai nhận thừa kế tại Ủy ban nhân dân xã, phường 30 ngày, còn trong Luật Công chứng thì không có quy định nào về vấn đề này. Do đó, có Văn phòng – Phòng Công chứng khi thực hiện công chứng đã không thực hiện thủ tục niêm yết thông báo khai nhận thừa kế có Văn phòng – Phòng Công chứng vẫn thực hiện thủ tục này.Mục 4: Thủ tục công chứng hợp đồng mua bán tái sảnI. Thủ tục công chứng1. Hồ sơ công chứngPhiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu)Bản thảo Hợp đồng do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng – Phòng Công chứng soạn thảo1.1. Giấy tờ bên bán- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng bên bán hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);- Trường hợp hai vợ chồng bên bán không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;- Trường hợp bên bán hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:  + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);  + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);  + Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);  + Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (bản chính và bản sao)1.2. Giấy tờ bên mua- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:  + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);  + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);  + Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);  + Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);2. Thủ tục công chứng: Theo quy định về thủ tục chung công chứng các hợp đồng, giao dịchMục 5: Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch mua bán, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đấtI. Thủ tục công chứng1. Hồ sơ công chứngPhiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu)Bản thảo Hợp đồng do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng - Phòng Công chứng soạn thảo1.1. Giấy tờ bên bán, chuyển nhượng- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);- Trường hợp hai vợ chồng bên bán không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;- Trường hợp bên bán hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:  + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);  + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);  + Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);  + Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (bản chính và bản sao)- Trường hợp bán một phần nhà đất thì cần có bản chính các giấy tờ sau:  + Công văn của Văn phòng Đăng ký Đất và Nhà hoặc Phòng Tài nguyên - Môi trường;  + Hồ sơ kĩ thuật thửa đất, hồ sơ hiện trạng nhà.- Nếu nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền đem mua bán, chuyển nhượng là tài sản riêng của vợ (chồng) thì phải có giấy tờ chứng minh tài sản riêng, ví dụ: hợp đồng tặng cho riêng, văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế chứng minh được thừa kế riêng, bản án của Toà án, văn bản thoả thuận tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân của vợ chồng… (bản chính và bản sao)1.2. Giấy tờ bên mua, bên nhận chuyển nhượng- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);- Trường hợp hai vợ chồng bên mua không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;- Một trong hai vợ chồng phải có hộ khẩu Hà Nội;- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:  + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);  + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);  + Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);  + Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);1.3. Các trường hợp mua bán, chuyển nhượng riêng biệt, ngoài các giấy tờ nêu trên cần có các loại giấy tờ sau đây:- Trường hợp không có hộ khẩu tại Hà Nội thì phải có loại giấy tờ sau (Theo quyết định số 214/2005/QĐ - UB ngày 09/12/2005 của UBND thành phố Hà Nội):  + Giấy xác nhận của tổ chức, đơn vị quản lý và sử dụng lao động về việc người mua hiện đang công tác hoặc lao động, có đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ, liên tục tại Hà Nội từ 03 năm trở lên;  + Bản sao sổ bảo hiểm xã hội của người mua;  + Sổ đăng ký tạm trú có thời hạn (còn thời hạn) hoặc giấy xác nhận của Công an phường, xã nơi tạm trú về việc không thuộc diện bị cấm cư trú tại Hà Nội theo quy định của bán án hoặc quyết định đã có hiệu lực của Toà án.- Trường hợp mua bán, chuyển nhượng một phần nhà ở, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thuộc sở hữu chung là tài sản chung hợp nhất hoặc theo phần thì phải có: Văn bản khước từ mua/ nhận chuyển nhượng (bản chính hoặc bản sao hợp pháp) của chủ sở hữu chung khác hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định kể từ ngày chủ sở hữu chung nhận được thông báo bán/ chuyển nhượng và các điều kiện bán/ chuyển nhượng mà không có chủ sở hữu chung nào mua/ nhận chuyển nhượng;- Trường hợp mua bán chuyển nhượng nhà ở, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đang cho thuê thì phải có văn bản khước từ mua/ nhận chuyển nhượng của bên thuê hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định kể từ ngày bên thuê nhận được thông báo bán/ chuyển nhượng và các điều kiện bán/ chuyển nhượng mà bên thuê không trả lời (bản chính và bản sao).- Trường hợp công chứng văn bản bán đấu giá tài sản được thực hiện theo Nghị định 05/2005/NĐ-CP ngày 18/11/2005 về bán đấu giá tài sản.- Trường hợp công chứng việc chuyển nhượng tài sản đã cầm cố, thế chấp, bảo lãnh tại các tổ chức tín dụng được thực hiện theo Thông tư 03/2001/TTLT-NHNN-BTP-BCA-TCĐC ngày 23.04.2001Nếu như Thông tư liên tịch số 03/2005/TTLT-BTP-BTNMT quy định “Đơn yêu cầu đăng ký phải có đầy đủ chữ ký, con dấu của tổ chức, cá nhân là các bên ký kết hợp đồng thế chấp, nếu có hoặc người được một trong các bên hoặc các bên ký kết hợp đồng đó uỷ quyền…” thì tại khoản 2 Điều 1 Thông tư liên tịch số 06/2010/TTLT-BTP-BTNMT đã bổ sung quy định “Đơn yêu cầu đăng ký chỉ cần chữ ký, con dấu của bên nhận thế chấp hoặc người được bên nhận thế chấp ủy quyền yêu cầu đăng ký trong trường hợp yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung đã đăng ký về bên nhận thế chấp, sửa chữa sai sót thông tin về bên nhận thế chấp, đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản thế chấp, xóa đăng ký thế chấp”.- Đối với việc mua nhà của người Việt Nam định cư ở nước ngoài (theo điều 126 Luật Nhà ở sửa đổi, bổ sung): Đối tượng được sở hữu nhà ở tại Việt Nam:   + Người về đầu tư lâu dài tại Việt Nam   + Người có công đóng góp với đất nước   + Nhà văn hóa, nhà khoa học và chuyên gia hoạt động thường xuyên tại Việt Nam nhằm phục vụ sự nghiệp xây dựng đất nước.   + Người được phép về sống ổn định tại Việt Nam và các đối tượng khác do Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định được sở hữu nhà ở tại Việt Nam. 2. Thủ tục công chứng: Theo quy định chung về thủ tục công chứng các hợp đồng, giao dịchII. Một số bất cập trong quá trình thực hiện công chứng hợp đồngHiện nay, sau khi có quyết định 117/2009/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội được ban hành thì thủ tục chuyển nhượng và thực hiện đăng ký sang tên chuyển nhượng nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền với đất đang được thực hiện khác nhau ở mỗi quận của thành phố. Từ đó, kéo theo việc thực hiện công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng của Văn phòng – Phòng Công chứng cũng đang được thực hiện rất khác nhau Ví dụ: Đối với trường hợp mua bán/ chuyển nhượng một phần nhà ở và đất ở thì khi đăng ký sang tên có Văn phòng nhà đất quận yêu cầu phải có công văn tách thửa và hồ sơ kỹ thuật có Văn phòng nhà đất lại không yêu cầu. Do đó, có trường hợp khi tiếp nhận hồ sơ Văn phòng – Phòng Công chứng đề nghị người yêu cầu công chứng phải cung cấp hoặc không cần phải cung cấpVí dụ: Đối với trường hợp bên mua/ nhận chuyển nhượng không có hộ khẩu Hà Nội, Văn phòng nhà đất quận có nơi yêu cầu phải có hộ khẩu, có nơi không yêu cầu. Do đó, Văn phòng – Phòng Công chứng cũng tuỳ vào từng trường hợp nhà ở, đất ở tại địa bàn quận nào mà áp dụng điều kiện về hồ sơĐối với trường hợp bên bán/ chuyển nhượng đã uỷ quyền cho người khác thực hiện việc mua bán, chuyển nhượng thì khi thực hiện công chứng hợp đồng mua bán/ chuyển nhượng có Văn phòng – Phòng Công chứng đề nghị người yêu cầu công chứng phải cung cấp bản chính Hợp đồng uỷ quyền để lưu hồ sơ, có Văn phòng – Phòng Công chứng chỉ cần lưu bản sao và sử dụng bản chính chỉ để đối chiếu;Trường hợp người yêu cầu công chứng đã lập Hợp đồng chuyển nhượng từ lâu những chưa thực hiện đăng ký sang tên, nay đến đề nghị Văn phòng – Phòng Công chứng hủy Hợp đồng đã lập. Có Văn phòng – Phòng Công chứng tiếp nhận hồ sơ hủy Hợp đồng, có Văn phòng – Phòng Công chứng không tiếp nhận.Mục 6: Thủ tục công chứng hợp đồng tặng cho tài sảnI. Thủ tục công chứng1. Hồ sơ công chứngPhiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu)Bản thảo Hợp đồng do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng – Phòng Công chứng soạn thảoGiấy tờ chứng minh quan hệ giữ bên tặng cho và bên nhận tặng cho1.1. Giấy tờ bên tặng cho- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng bên tặng cho hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);- Trường hợp hai vợ chồng bên bán không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;- Trường hợp bên tặng cho hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);- Nếu bên tặng cho là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:  + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);  + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);  + Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);  + Biên bản họp hội đồng thành viên liên quan đến hợp đồng giao dịch;- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (bản chính và bản sao)1.2. Giấy tờ bên nhận tặng cho- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng nhận tặng cho (bản chính và bản sao);- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:  + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);  + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);  + Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao)2. Thủ tục công chứng: Theo quy định về thủ tục chung công chứng các hợp đồng, giao dịchMục 7: Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch tặng cho quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đấtI. Thủ tục công chứng1. Hồ sơ công chứngPhiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu)Bản thảo Hợp đồng do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng – Phòng Công chứng soạn thảoGiấy tờ chứng minh quan hệ giữ bên tặng cho và bên nhận tặng cho1.1. Giấy tờ bên tặng cho- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng bên tặng cho hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);- Trường hợp hai vợ chồng bên bán không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;- Trường hợp bên tặng cho hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);- Nếu bên tặng cho là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:  + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);  + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);  + Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);  + Biên bản họp hội đồng thành viên liên quan đến hợp đồng giao dịch;- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (bản chính và bản sao)- Trường hợp tặng cho một phần nhà đất thì cần có thêm bản chính các giấy tờ sau:  + Công văn của Văn phòng Đăng ký Đất và Nhà hoặc Phòng Tài nguyên - Môi trường;  + Hồ sơ kĩ thuật thửa đất, hồ sơ hiện trạng nhà.- Nếu nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền đem tặng cho là tài sản riêng của vợ (chồng) thì phải có giấy tờ chứng minh tài sản riêng, ví dụ: hợp đồng tặng cho riêng, văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế chứng minh được thừa kế riêng, bản án của Toà án, văn bản thoả thuận tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân của vợ chồng… (bản chính và bản sao)1.2. Giấy tờ bên nhận tặng cho - Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng nhận tặng cho (bản chính và bản sao);- Trường hợp hai vợ chồng bên nhận tặng cho không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;- Một trong hai vợ chồng phải có hộ khẩu Hà Nội;- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:  + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);  + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);  + Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao)1.3. Các trường hợp tặng cho đặc biệt, ngoài các giấy tờ nêu trên cần có các loại giấy tờ sau đây:- Trường hợp không có hộ khẩu tại Hà Nội thì phải có loại giấy tờ sau (Theo quyết định số 214/2005/QĐ - UB ngày 09/12/2005 của UBND thành phố Hà Nội):  + Giấy xác nhận của tổ chức, đơn vị quản lý và sử dụng lao động về việc người mua hiện đang công tác hoặc lao động, có đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ, liên tục tại Hà Nội từ 03 năm trở lên;  + Bản sao sổ bảo hiểm xã hội của người mua;  + Sổ đăng ký tạm trú có thời hạn (còn thời hạn) hoặc giấy xác nhận của Công an phường, xã nơi tạm trú về việc không thuộc diện bị cấm cư trú tại Hà Nội theo quy định của bán án hoặc quyết định đã có hiệu lực của Toà án.- Đối với việc tặng cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài (theo điều 126 Luật Nhà ở): Đối tượng được sở hữu nhà ở tại Việt Nam:   + Người về đầu tư lâu dài tại Việt Nam   + Người có công đóng góp với đất nước   + Nhà văn hóa, nhà khoa học và chuyên gia hoạt động thường xuyên tại Việt Nam nhằm phục vụ sự nghiệp xây dựng đất nước.   + Người được phép về sống ổn định tại Việt Nam và các đối tượng khác do Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định được sở hữu nhà ở tại Việt Nam. Người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc các diện trên đã về Việt Nam cư trú với thời hạn được phép từ 06 tháng trở lên được sở hữu một nhà ở riêng lẻ hoặc một căn hộ. 2. Thủ tục công chứng: Theo quy định về thủ tục chung công chứng các hợp đồng, giao dịchII. Một số bất cập trong quá trình thực hiện công chứng hợp đồngKhi thực hiện công chứng hợp đồng tặng cho các Văn phòng – Phòng Công chứng cũng gặp một số bất cập tương tự như khi thực hiện công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất liên quan đến công văn tách thửa, đến trường hợp bên nhận tặng cho có hộ khẩu Hà Nội hay không …Mục 8: Thủ tục công chứng hợp đồng uỷ quyền, giấy uỷ quyềnI. Một số quy định pháp luật về hợp đồng uỷ quyền, giấy uỷ quyền1. Hợp đồng uỷ quyền là sự thỏa thuận giữa các bên theo đó bên được uỷ quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên uỷ quyền (Điều 585 Bộ Luật Dân sự).2. Hợp đồng uỷ quyền chấm dứt trong những trường hợp sau:    - Hợp đồng uỷ quyền hết hạn.    - Công việc được uỷ quyền đã hoàn thành.    - Bên uỷ quyền, bên được uỷ quyền đình chỉ thực hiện hợp đồng theo quy dịnh tại điều 420 và điều 593 của Bộ Luật Dân sự.    - Bên uỷ quyền hoặc bên được uỷ quyền chết, mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế  năng lực hành vi dân sự (Theo điều 594 Bộ Luật Dân sự).3. Việc uỷ quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được uỷ quyền hoặc để chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản phải được lập thành hợp đồng. Các trường hợp khác thì không cần phải lập thành hợp đồng uỷ quyền mà có thể lập thành giấy uỷ quyền và chỉ cần người uỷ quyền ký vào giấy uỷ quyền (Điều 48 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực)II. Thủ tục công chứng1. Hồ sơ yêu cầu công chứng:Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu);Bản thảo Hợp đồng/Giấy uỷ quyền do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng – Phòng Công chứng soạn thảo1.1. Các giấy tờ bên uỷ quyền phải cung cấp:- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);- Trường hợp hai vợ chồng bên uỷ quyền không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:  + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);  + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);  + Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);  + Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);1.1.1. Đối với trường hợp uỷ quyền liên quan đến bất động sản thì cần có:- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (bản chính và bản sao)- Nếu đối tượng của Hợp đồng uỷ quyền là nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền là tài sản riêng của vợ (chồng) thì phải có giấy tờ chứng minh tài sản riêng, ví dụ: hợp đồng tặng cho riêng, văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế chứng minh được thừa kế riêng, bản án của Toà án, văn bản thoả thuận tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân của vợ chồng… (bản chính và bản sao)- Trường hợp bên uỷ quyền hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);1.1.2 Đối với các trường hợp uỷ quyền khác: người yêu cầu công chứng phải cung cấp các giấy tờ theo quy định của pháp luật để chứng minh người uỷ quyền được phép uỷ quyền cho người khác. Ví dụ: uỷ quyền kinh doanh thì phải có Giấy đăng ký kinh doanh, uỷ quyền tham gia tố tụng tại Toà án thì phải có Giấy triệu tập1.2. Các giấy tờ bên nhận ủy quyền phải cung cấp- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên được ủy quyền (bản chính và bản sao);- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:  + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);  + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);  + Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);  + Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;2. Thủ tục công chứng hợp đồng/ giấy ủy quyền: được thực hiện theo thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịchIII. Một số bất cập trong quá trình thực hiện công chứng hợp đồng/giấy uỷ quyềnTrường hợp thực hiện công chứng hợp đồng uỷ quyền nối (trước đó người uỷ quyền đã nhận uỷ quyền từ khác bằng một hợp đồng uỷ quyền) cho người thứ ba thì trong hợp đồng uỷ quyền lần đầu không quy định “người nhận uỷ quyền được uỷ quyền lại cho bên thứ ba”. Tuy nhiên khi thực hiện công chứng, có Văn phòng – Phòng Công chứng vẫn thực hiện hợp đồng uỷ quyền nối từ người nhận uỷ quyền đầu tiên sang người nhận uỷ quyền tiếp theo (người thứ ba) có Văn phòng – Phòng Công chứng không thực hiệnMục 9: Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp, cầm cố, thế chấp để bảo lãnhI. Thủ tục công chứng1. Hồ sơ yêu cầu công chứng:Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu);Bản thảo Hợp đồng do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng – Phòng Công chứng soạn thảo1.1. Các giấy tờ bên thế chấp, cầm cố phải cung cấp:- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);- Trường hợp hai vợ chồng bên uỷ quyền không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:  + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);  + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);  + Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);  + Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);1.1.1. Đối với trường hợp thế chấp liên quan đến bất động sản thì cần có:- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (bản chính và bản sao)- Nếu đối tượng của Hợp đồng là nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền là tài sản riêng của vợ (chồng) thì phải có giấy tờ chứng minh tài sản riêng, ví dụ: hợp đồng tặng cho riêng, văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế chứng minh được thừa kế riêng, bản án của Toà án, văn bản thoả thuận tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân của vợ chồng… (bản chính và bản sao)- Trường hợp bên uỷ quyền hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);1.1.2 Đối với các trường hợp tài sản thế chấp là động sản, tài sản hình thành trong tương lai: người yêu cầu công chứng phải cung cấp các giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu theo quy định của pháp luật. Ví dụ: Giấy đăng ký xe ô tô, Hóa đơn chứng từ hàng hóa,… 1.2. Các giấy tờ bên nhận thế chấp, cầm cố phải cung cấp: - Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên được ủy quyền (bản chính và bản sao);- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:  + Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);  + Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);  + Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);  + Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch.1.3. Trường hợp thế chấp vay vốn ngân hàng, tổ chức tín dụng cần bổ sung thêm các giấy tờ sau:- Đăng ký mẫu dấu, chữ ký của Ngân hàng, tổ chức tín dụng tại Văn phòng – Phòng Công chứng- Biên bản định giá tài sản;- Hợp đồng tín dụng (nếu trong hợp đồng thế chấp không ghi rõ thế chấp tài sản để bảo đảm nghĩa vụ là khoản vay bao nhiêu)- Trường hợp hợp đồng thế chấp để bảo lãnh nghĩa vụ của bên thứ ba được lập giữa ba bên thì cần phải có các giấy tờ sau của bên thứ ba:  + Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên được ủy quyền (bản chính và bản sao);+ Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:            * Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);            * Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);            * Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);            * Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;2. Thủ tục công chứng hợp đồng: được thực hiện theo thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịchMột số lưu ý trong thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp, cầm cố:2.1. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản, trừ trường hợp nhiều bất động sản thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản thực hiện.2.2.Một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng. Trường hợp công chứng viên công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng khác, không còn hành nghề công chứng hoặc không thể thực hiện việc công chứng thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hợp đồng thế chấp công chứng hợp đồng đóIII. Một số bất cập trong quá trình thực hiện công chứng hợp đồng/giấy uỷ quyềnTrường hợp một công ty thế chấp tài sản là hàng hóa trong quá trình sản xuất thì thông thường Ngân hàng, tổ chức tín dụng và công ty thế chấp không thể cung cấp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ vì hàng hóa nhập khẩu về từng lần theo từng đợt giải ngân của Ngân hàng sau khi ký hợp đồng thế chấp. Văn phòng – Phòng Công chứng cũng rất khó để có thể biết được cần bao nhiêu hóa đơn, chứng từ.Trong nhiều trường hợp thế chấp bảo lãnh cho bên thứ ba được ký giữa ba bên thì Văn phòng – Phòng Công chứng không yêu cầu bên vay vốn là pháp nhân cung cấp Biên bản họp hội đồng thành viên liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịchMục 10: Thủ tục công chứng hợp đồng vay, mượn, thuê tài sảnI. Thủ tục công chứng     1. Hồ sơ công chứng: Các bên cần cung cấp các giấy tờ sau khi đến yêu cầu thực hiện thủ tục công chứng:Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu);Giấy tờ sở hữu tài sản (bản chính và bản sao) của bên cho vay, cho mượn, cho thuê;Bản thảo hợp đồng do hai bên soạn thảo, các bên cũng có thể yêu cầu Văn phòng - Phòng Công chứng soạn thảo hợp đồng;1.1. Nếu là công dân- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của các bên hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);- Giấy tờ sở hữu tài sản (bản chính và bản sao) của bên cho vay, mượn, cho thuê;- Các giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân, giấy tờ chứng minh tài sản chung, tài sản riêng của vợ, chồng theo quy định của pháp luật (nếu có) đối với bên cho mượn, cho thuê (bản chính và bản sao).- Bản thảo hợp đồng do hai bên soạn thảo, các bên cũng có thể yêu cầu Văn phòng - Phòng Công chứng soạn thảo hợp đồng. - Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền có công chứng (bản chính và bản sao).1.1.2. Nếu là pháp nhân- Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);- Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);- Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);- Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền có công chứng (bản chính và bản sao).1.1.3. Trường hợp bên cho thuê nhà là người thuê nhà của Nhà nước cần có văn bản chấp thuận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép được cho thuê lại (kèm theo hợp đồng thuê nhà của Nhà nước). 1.1.4. Đối với bên thuê nhà là người nước ngoài thuê để ở cần có giấy phép tạm trú hợp pháp ở Việt Nam. Để tạo điều kiện thuận lợi cho người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thuê nhà ở tại Việt Nam, Văn phòng - Phòng Công chứng có thể công chứng hợp đồng thuê nhà để ở tại Việt Nam trong cả 2 trường hợp có Visa nhập cảnh hoặc có giấy chứng nhận tạm trú. 1.1.5. Trường hợp có chứng từ sở hữu hợp lệ về nhà ở, đất ở do cơ quan có thẩm quyền của chế độ cũ cấp, chủ sở hữu cần liên hệ với Ủy ban nhân dân quận để xác nhận nhà không thuộc diện Nhà nước quản lý. 2. Thủ tục công chứng: Theo quy định về thủ tục chung công chứng các hợp đồng, giao dịchII. Một số bất cập trong quá trình thực hiện công chứng hợp đồng mượn, thuê tài sản- Khi soạn thảo hợp đồng cho vay, cho mượn, thuê tài sản theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, một số Văn phòng – Phòng Công chứng không chú ý đến việc soạn thảo nội dung thỏa thuận về các tài sản gắn liền với tài sản cho vay, cho mượn, cho thuê đồng thời cũng không giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên đối với phần tài sản gắn liền với tài sản cho vay, cho mượn, cho thuê vì vậy dễ dẫn đến tranh chấp giữa các bên sau khi thanh lý hợp đồng cho vay, cho mượn, cho thuê;- Khi soạn thảo hợp đồng mượn, thuê tài sản là nhà ở, một số Văn phòng – Phòng Công chứng không ghi rõ diện tích cho mượn, cho thuê trong hợp đồng mà chỉ ghi địa chỉ nhà ở cho mượn, cho thuê;- Do Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn không quy định cụ thể, nên đối với trường hợp cho người nước ngoài thuê nhà, một số Văn phòng – Phòng Công chứng không yêu cầu bên cho thuê nhà cung cấp Giấy đăng ký kinh doanh có ghi lĩnh vực kinh doanh: cho người nước ngoài thuê nhà theo quy địnhCác hành vi sai phạm thường gặp (Phần II)Tại phần I nêu trên, tác giả đã trình bày một số trường hợp vướng mắc, khó khăn, bất cập trong hệ thống pháp luật có liên quan đến quy trình, thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch và một số giải pháp cụ thể trong thực tiễn của các công chứng viên. Tác giả chưa bình luận đúng sai về các giải pháp đó nên không phân tích cơ sở pháp lý của các giải pháp. Tác giải chỉ trình bày một số thông tin qua khảo sát thực tế, việc đúng sai phải thông qua thanh tra, nghêi cứu hồ sơ, xác minh cụ thể mới có thể kết luận đầy đủ, toàn diện và chính xác. Tuy nhiên để phòng ngừa các sai phạm và có tiêu chí đúng sai rõ ràng theo pháp luật, tác giả xin trình bày các hành vi sai phạm của cá nhân, tổ chức tham gia hoạt động công chứng để chúng ta nghiên cứu, đối chiếu, đánh giá đúng sai khi tiến hành thanh tra, kiểm tra về nghiệp vụ công chứng.1. Hành vi vi phạm quy định về công chứng hợp đồng, giao dịch- Hành vi gian dối, không trung thực khi thực hiện việc làm chứng.- Hành vi tự ý sửa chữa, tẩy xoá hoặc có hành vi khác làm sai lệch nội dung giấy tờ để công chứng hợp đồng, giao dịch.- Hành vi làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo, mạo danh chủ thể để được công chứng hợp đồng, giao dịch.- Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo đề nghị của người yêu cầu công chứng mà nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch không xác thực, vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội;- Công chứng viên thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng;- Thực hiện việc công chứng không đúng thời hạn theo quy định;- Thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng không đúng quy định: Một số trường hợp việc sửa chữa văn bản công chứng lưu tại Phòng công chứng còn tuỳ tiện (gạch bút chì vào văn bản nhưng không có ký nhận, đóng dấu).- Hành vi công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản không đúng thẩm quyền theo Điều 37 Luật Công chứng quy định về. thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản:1. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này. 2. Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản2. Hành vi vi phạm quy định về thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản và nhận lưu giữ di chúc- Thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản mà tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở;- Thực hiện không đúng quy định về công chứng đối với bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục công chứng để thế chấp bảo đảm cho một nghĩa vụ khác.- Một số hồ sơ công chứng không có phiếu yêu cầu công chứng; những hồ sơ có phiếu yêu cầu công chứng thì các phiếu này không thống nhất nhau.- Lời chứng của Công chứng viên trong một số văn bản công chứng hợp đồng mua còn rườm rà, không đúng theo mẫu quy định của Bộ Tư pháp.Cụ thể:          + Ở phần đầu lời chứng một số văn bản công chứng không có họ tên Công chứng viên mà chỉ ghi chung chung là : “tôi Công chứng viên ký tên dưới đây          + Có lời chứng thiếu cụm từ “phù hợp với đạo đức xã hội          + Có lời chứng lại thừa thông tin và rườm rà.          + Lời chứng một số hồ sơ không có phần ghi ngày, tháng, năm bằng chữ theo quy định.- Tên hợp đồng ghi không thống nhất nhau (có hợp đồng ghi tên chung chung là “hợp đồng bảo lãnh, thế chấp”, không thể hiện cụ thể đó là loại hợp đồng gì);- Các phiếu hỏi lưu trong hồ sơ: có hồ sơ có, có hồ sơ không, không thống nhất nhau;- Việc uỷ quyền của cá nhân có thẩm quyền cho người khác thay mặt mình tham gia giao kết trong hợp đồng cầm cố, bảo lãnh, thế chấp cũng không có sự thống nhất: theo Bộ luật Dân sự thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới là người có thẩm quyền uỷ quyền nhưng thực tế có một số hồ sơ, cấp phó của cơ quan ngân hàng (Phó Giám đốc ngân hàng - không phải là người đứng đầu cơ quan) ký văn bản uỷ quyền cho cán bộ của mình tiến hành giao dịch.- Một số trường hợp công chứng hợp đồng mua bán nhà đất nhưng hồ sơ nhà đất không rõ ràng, đang có tranh chấp, đang có quyết định thu hồi, sơ đồ địa chính về lô đất, thửa đất và Hợp đồng mua bán không khớp nhau...- Đặc biệt, Công chứng viên lại công chứng hợp đồng mua bán nhà không đúng chủ sở hữu là người bán (có thể đã mua bán qua nhiều chủ, không tìm thấy chủ cũ hoặc chủ cũ đã chết...nhưng Công chứng viên vẫn xác nhận bất động sản được bán từ chủ gốc; công chứng cho người có tài sản đã bán đấu giá thành để thi hành án, công chứng hợp đồng bán đấu giá thành trước khi tổ chức bán đấu giá tài sản... 3. Đối với việc công chứng di chúc và công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản- Hầu hết các hồ sơ đều thiếu phiếu yêu cầu công chứng;- Lời chứng của Công chứng viên đối với di chúc không thực hiện đúng theo mẫu của Bộ Tư pháp (ví dụ: sắp xếp các phần lời chứng ngược thứ tự, dùng câu từ không đúng mẫu…);- Một số hồ sơ thiếu các tài liệu kèm theo ví dụ như chỉ có duy nhất bản di chúc;- Giấy chứng minh nhân dân của người lập di chúc đã quá hạn, có trường hợp quá hạn đến 15 năm nhưng Phòng Công chứng vẫn chấp nhận để công chứng.- Phiếu yêu cầu tra cứu và bảng kê thống kê tài liệu lưu trong hồ sơ: chưa thống nhất, có hồ sơ có, có hồ sơ không (những loại giấy tờ này pháp luật không yêu cầu bắt buộc phải có).- Thực hiện công chứng di chúc cho cá nhân không phải là người lập di chúc hoặc người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc khi có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép;- Thực hiện công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản không kiểm tra tính xác thực về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản hoặc không kiểm tra để xác định người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản hoặc khi có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật;- Công chứng viên nhận lưu giữ di chúc không niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, không ghi giấy nhận lưu giữ và không giao cho người lập di chúc; - Tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc trước khi giải thể hoặc chấm dứt hoạt động không thoả thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc hoặc không trả lại di chúc và phí lưu giữ di chúc cho người lập di chúc trong trường hợp không thỏa thuận được.4. Hành vi vi phạm quy định về hồ sơ, thủ tục đề nghị bổ nhiệm công chứng viên- Hành vi tự ý sửa chữa, tẩy xoá hoặc có hành vi khác làm sai lệch nội dung của bản chính các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm Công chứng viên, cấp Thẻ công chứng viên.- Hành vi làm giả Thẻ công chứng viên, sử dụng Thẻ công chứng viên giả; làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên.5Hành vi vi phạm nghĩa vụ của Công chứng viên- Tiết lộ thông tin các tài liệu công chứng mà không được sự đồng ý của chủ giấy tờ bằng văn bản trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;- Sử dụng thông tin, tài liệu công chứng để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của người khác;- Sách  nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng;- Từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch không có lý do chính đáng.- Nhận, đòi hỏi bất kỳ một khoản tiền, lợi ích nào khác từ người yêu cầu công chứng ngoài phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác đã được xác định, thoả thuận;- Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; - Thực hiện công chứng trong trường hợp công chứng liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, ông bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột của mình, của vợ hoặc chồng, cháu là con của con trai, con gái, con nuôi;- Sử dụng Thẻ công chứng viên của người khác hoặc cho người khác sử dụng Thẻ công chứng viên của mình để hành nghề công chứng;- Không đủ điều kiện hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật mà hành nghề công chứng dưới bất kỳ hình thức nào.6. Hành vi vi phạm của tổ chức hành nghề công chứng- Không đăng báo hoặc đăng báo không đầy đủ nội dung, số lần theo quy định về nội dung đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;- Vi phạm các quy định về chế độ báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; không báo cáo bằng văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động trong trường hợp chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật; không lập, quản lý, sử dụng các loại sổ sách, biểu mẫu theo quy định;- Không niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng;- Không thực hiện đầy đủ thời gian làm việc theo ngày, giờ của cơ quan hành chính nhà nước;- Vi phạm quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng.- Tự ý sửa chữa, tẩy xoá hoặc có hành vi khác làm sai lệch nội dung giấy tờ trong hồ sơ đề nghị đăng ký hoạt động, hồ sơ đề nghị đăng ký thay đổi nội dung hoạt động, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng, Giấy đăng ký hoạt động;- Văn phòng công chứng không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.- Làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo trong hồ sơ đăng ký hoạt động, hồ sơ đề nghị đăng ký thay đổi nội dung hoạt động, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng, Giấy đăng ký hoạt động;- Không đăng ký hoạt động với cơ quan có thẩm quyền về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;  - Không đăng ký, thông báo việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, tên gọi, trụ sở hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng; - Hoạt động không đúng nội dung đăng ký hoạt động, tên gọi, trụ sở hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;- Không đủ điều kiện hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật mà hoạt động công chứng dưới bất kỳ hình thức nào.Để tránh trùng lặp với các bài viết khác, tác giả chỉ nêu ra một số vấn đề cơ bản khi tiến hành thanh tra về nghiệp vụ công chứng. Nếu có nhu cầu nghiên cứu về một quy trình thanh tra đầy đủ, đề nghị đọc giả nghiên cứu bài viết “Thanh tra Tư pháp và quy trình một cuộc thanh tra” trên trang Web của Bộ Tư pháp theo địa chỉ: http://nghiepvu.moj.gov.vn   (sau khi vào trang Web này xin bạn bấm phím F5 để cập nhật trang Web).  Cuối cùng, rất mong tiếp nhận những ý kiến phản hồi, trao đổi, chia xẻ kiến thức của các đồng chí, đồng nghiệp để cùng nhau xây dựng nghiệp vụ cho Ngành ngày càng hoàn thiện hơn. Thông tin phản hồi xin liên hệ theo địa chỉ của tác giả: Hoàng Quốc Hùng - Thanh tra Bộ Tư pháp, Tel: 8231127 & 0913001513 & Email: Hunghq@moj.gov.vn./.