Nhật Bản là một trong số ít những quốc gia có lịch sử lập pháp hơn 100 năm trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch (ĐKHT). Trong bối cảnh Bộ Tư pháp Việt Nam đang đề xuất xây dựng Luật Hộ tịch, việc học hỏi kinh nghiệm của nước Nhật và của các nước khác đã có hệ thống pháp luật hoàn chỉnh về hộ tịch là việc làm cần thiết.
Ngày càng “hiện đại”
Cách đây 138 năm, Nhật Bản đã ban hành đạo luật đầu tiên về ĐKHT. Luật năm 1871 quy định 2 việc đăng ký sau sẽ căn cứ vào gia phả: mỗi hộ gia đình, bao gồm một nhóm người có quan hệ họ hàng thân thích từ ông bà tổ tiên, sẽ là một tập hợp trong hồ sơ ĐKHT; các sự kiện quan trọng ảnh hưởng đến tình trạng hộ tịch của cá nhân trong cuộc đời họ sẽ được đăng ký theo thời gian. Riêng sự kiện về tình trạng kết hôn, nhận con nuôi sẽ được thể hiện qua thông báo về ĐKHT.
Cùng với việc sửa đổi các quy định về gia đình và thừa kế trong Luật Dân sự, năm 1947, Luật ĐKHT mới và Pháp lệnh “Các quy định thi hành Luật ĐKHT” (đều có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/1948) đã ra đời. Luật mới nhấn mạnh, việc ĐKHT là được đối với cặp vợ chồng và con cái - những người có cùng một họ nhưng việc ĐKHT của 3 thế hệ thì bị cấm. Luật sửa đổi một phần của Luật Đăng ký cư trú và Luật ĐKHT năm 1994 cho phép, việc ĐKHT được thực hiện trên hệ thống xử lý thông tin của máy tính. Từ năm này, việc ĐKHT chính thức được lưu trữ và xử lý bằng đĩa từ.
Theo quy định hiện hành, Luật ĐKHT có hiệu lực trên toàn nước Nhật, bao gồm cả vùng nước và các tàu mang quốc tịch Nhật. Luật ĐKHT của Nhật Bản áp dụng cho cả người Nhật và người mang quốc tịch nước ngoài sống tại Nhật Bản. Việc thông báo các sự kiện khai sinh và khai tử xảy ra trong nước đối với cả người Nhật lẫn người nước ngoài là nghĩa vụ. Hơn nữa, người mang quốc tịch nước ngoài cũng có thể có mối quan hệ hộ tịch trong tờ thông báo, như kết hôn, nhận con nuôi.
Có giá trị chứng thực quốc tịch Nhật Bản
Bên cạnh giá trị chứng thực mối quan hệ giữa những người trong gia đình (nhân khẩu), ĐKHT còn có giá trị chứng thực người mang quốc tịch Nhật Bản. Đối với công dân Nhật Bản, đăng ký có nghĩa là tập hợp ĐKHT và ghi nhận việc ĐKHT trong tờ thông báo. Trong trường hợp người có quốc tịch nước ngoài, đăng ký có nghĩa là giữ thông báo… Nói cách khác, về hiệu lực cá nhân, ĐKHT chỉ được thực hiện với người mang quốc tịch Nhật Bản, chứ không thực hiện với người nước ngoài. Vì vậy, việc đăng ký có chức năng chứng minh quốc tịch Nhật Bản của một người. Song về hiệu lực lãnh thổ thì trong phạm vi lãnh thổ Nhật Bản, Luật lại áp dụng cho các sự kiện liên quan đến tình trạng nhân thân của tất cả những đối tượng được điều chỉnh, không phân biệt quốc tịch của người đó.
Trong mối quan hệ với Luật Đăng ký cư trú, việc ĐKHT được thực hiện thủ công bằng cách ghi vào thẻ cư trú. Thẻ cư trú là thẻ đăng ký nơi ở của tất cả người mang quốc tịch Nhật Bản mà thị trưởng thành phố ghi lại theo Luật Đăng ký cư trú. Mặt khác, Luật Đăng ký cư trú cũng quy định, mỗi ĐKHT đều có một tờ kèm theo, trong đó ghi nơi cư trú và ngày xác định nơi cư trú đó của những người có đăng ký trong sổ hộ khẩu gia đình. Khi có đơn xin đăng ký hộ khẩu hoặc có đơn liên quan đến thay đổi cư trú (như thông báo chuyển nhà), thông báo thay đổi được thực hiện từ nơi có thông báo ĐKHT đến nơi cư trú. Việc thông báo được thực hiện từ nơi sinh sống đến nơi cư trú lâu dài. Theo khía cạnh này, giấy chứng nhận tình trạng quốc tịch của người Nhật sẽ bị hủy cho đến khi kết hợp ĐKHT, thẻ cư trú và tờ kèm theo trong sổ ĐKHT của gia đình.
Bộ trưởng Tư pháp giám sát chung
Luật ĐKHT nhấn mạnh, thị trưởng thành phố, thị trấn hoặc làng (gọi chung là thị trưởng thành phố) có nhiệm vụ trong công tác ĐKHT. Cụ thể, thị trưởng thành phố sẽ thực hiện một số công việc gồm tiếp nhận thông báo ĐKHT, ghi nhận vào sổ ĐKHT và các vấn cần thiết được xác định một cách tự nhiên dưới tên của người đăng ký. Trên cơ sở Luật tự trị của chính quyền địa phương, thị trưởng thành phố có thể sắp xếp nhân sự giải quyết việc ĐKHT thay cho mình. Tuy nhiên, thị trưởng thành phố sẽ không được làm các nghĩa vụ liên quan đến ĐKHT của bất cứ cá nhân nào, đồng thời phải báo cáo khi người phụ trách ĐKHT chuyển công tác trong trường hợp khẩn cấp, mất hoặc nhận nhiệm vụ mới tại nơi khác cũng như phải gửi bản sao của đăng ký trong trường hợp có sổ ĐKHT mới hoặc xoá ĐKHT hay thay đổi sổ đăng ký cho cơ quan chức năng trong vòng 1 tháng (bản sao đối chiếu về sổ ĐKHT lưu trong đĩa từ được gửi hàng năm).
Việc ĐKHT đặt dưới sự giám sát của 2 cấp có thẩm quyền. Trưởng phụ trách các vấn đề pháp lý hoặc Cục các vấn đề tư pháp khu vực sẽ giám sát các vấn đề pháp lý liên quan đến ĐKHT đối với khu vực đặt trụ sở văn phòng của chính quyền địa phương. Trưởng ban được ban hành hướng dẫn hoặc chỉ thị để thị trưởng thành phố hướng dẫn ĐKHT trong phạm vi quyền hạn của thị trưởng. Bộ trưởng Tư pháp có quyền hướng dẫn chung và giám sát chung việc ĐKHT. Chỉ thị của Bộ trưởng Tư pháp được đưa ra dưới dạng thông báo, hướng dẫn hoặc chỉ thị của Tổng cục trưởng Cục các vấn đề về dân sự.
5 loại tài liệu và 2 loại thông báo
Liên quan đến ĐKHT, Luật Nhật Bản phân chia thành 5 loại tài liệu gồm sổ ĐKHT (là sổ tập hợp các vấn đề về hộ tịch, được tập hợp theo hệ thống đóng sổ, hệ thống lưu file hoặc thông tin lưu trữ trong hệ thống máy tính), sổ đăng ký di dời (trường hợp tất cả thành viên trong sổ ĐKHT chuyển đi thì được gọi là chuyển sổ hộ tịch và được ghi trong sổ đăng ký di dời hay qua hệ thống lưu trữ thông tin trong máy tính), bản sao đối chiếu về ĐKHT và ĐKHT di dời (mỗi hộ tịch được lập thành 2 bản, một bản gốc và một bản sao đối chiếu. Bản gốc được giữ tại văn phòng thị trưởng và bản sao đối chiếu được giữ tại Cục các vấn đề pháp lý có thẩm quyền. Nếu ĐKHT hoặc di dời ĐKHT được làm qua đĩa từ, hàng năm chỉ cần gửi bản sao đối chiếu của đĩa từ), phụ lục sổ đăng ký và thẻ (để dễ tìm, có hệ thống phụ lục sổ đăng ký và thẻ, không nhất thiết phải lưu trong hệ thống thông tin của máy tính), sổ tiếp nhận (là sổ ghi các dữ liệu trong đĩa từ, trong hệ thống máy tính để ghi vào bản khai do thị trưởng thành phố tiếp nhận hồ sơ hoặc tiếp nhận và gửi cho một thị trưởng khác). Điểm đặc biệt của Luật ĐKHT Nhật Bản là không có quy định liên quan đến điều khoản lưu đối với sổ ĐKHT, chừng nào sổ đăng ký còn thì được cung cấp thường xuyên. Còn các tài liệu khác là 80 năm đối với việc xoá sổ đăng ký, bản sao đối chiếu của ĐKHT hoặc đăng ký di dời và 50 năm đối với sổ tiếp nhận. Trừ mục đích tránh tai nạn, sổ ĐKHT và sổ đăng ký di dời không được chuyển ra ngoài văn phòng thị trưởng. Khi di chuyển, phải thông báo ngay cho Cục các vấn đề về dân sự.
Luật của nước Nhật quy định, chỉ có 2 loại thông báo chính là thông báo dưới dạng tuyên bố và thông báo theo Luật. Thông báo dưới dạng tuyên bố là việc thông báo về một sự việc đã được hoàn thành và mối quan hệ pháp lý của nó. Các vấn đề thông báo thuộc loại này gồm khai sinh, khai tử, tuyên bố mất tích bởi toà án, ly hôn tại toà án và chấm dứt việc nhận con nuôi. Thông báo theo luật là loại thông báo mà việc phát sinh, sửa đổi hoặc huỷ bỏ quan hệ có hiệu lực thông qua việc chấp nhận nó như tự nguyện công nhận, nhận con nuôi, kết hôn, ly hôn theo thoả thuận… Điều 25 Luật ĐKHT nói rõ, địa điểm thông báo là nơi cư trú lâu dài của người có liên quan hoặc địa điểm của người thực hiện thông báo. Tuy nhiên, đối với các sự kiện khai sinh, khai tử, tách ĐKHT, chuyển ĐKHT, tạo lập ĐKHT, thông báo có thể được thực hiện tại nơi xảy ra sự kiện đó. Trong phần lớn trường hợp, thông báo được lưu giữ 27 năm đối với người có nơi cư trú lâu dài và chỉ 1 năm với người có nơi cư trú tạm thời.
Cẩm Vân
| Trước đây, hệ thống công khai ĐKHT cho phép công khai thông tin nhưng năm 2007 đã được sửa đổi. Theo đó, chỉ những người đăng ký, họ hàng thân thích của người đó và người nộp đơn có lý do chính đáng do Luật quy định mới có thể truy cập thông tin đăng ký. Bởi vì, xét từ khía cạnh đương sự, thông tin bị công bố ra ngoài là vi phạm quyền riêng tư. |
| Chế tài nghiêm khắc: Đối với sự kiện sinh, tử hoặc trong trường hợp toà án công nhận ly hôn và thoả thuận ly hôn, việc thông báo là nghĩa vụ. Người nào không thông báo và lý do thông báo không hợp lý sẽ bị phạt và khoản phạt đấy không quá 50 nghìn yên. Nếu một người thông báo sai dẫn tới việc ghi vào đăng ký không đúng sự thật và không bảo đảm tính chính xác, người đó sẽ bị phạt tù có thời hạn không quá 5 năm hoặc bị phạt không 500 nghìn yên. Việc kê khai sai trong ĐKHT chỉ có thể sửa thông qua thủ tục pháp lý. |