Theo đó, Thông tư quy định chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao áp dụng tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác của Việt Nam được ủy nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài).
Tổ chức, cá nhân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài được Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cung cấp dịch vụ công hoặc phục vụ các công việc quản lý nhà nước thì phải nộp phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao theo quy định tại Thông tư này. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trực tiếp phục vụ các tổ chức, cá nhân về công việc quản lý nhà nước trong lĩnh vực ngoại giao phù hợp với quy định pháp luật là tổ chức thu phí, lệ phí theo quy định tại Thông tư này.
Mức thu phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao quy định tại Biểu mức thu phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao ban hành kèm theo Thông tư này được áp dụng tại tất cả các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Các trường hợp miễn hoặc giảm phí, lệ phí
Miễn thu phí, lệ phí với các trường hợp sau đây: Người nước ngoài là khách mời (kể cả vợ hoặc chồng, bố mẹ đẻ, bố mẹ vợ hoặc chồng và các con cùng đi theo khách mời) của Đảng, Quốc hội, Nhà nước, Chính phủ; hoặc do lãnh đạo Đảng, Quốc hội, Nhà nước, Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mời với tư cách cá nhân; Viên chức, nhân viên hành chính kỹ thuật của Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, và cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam và thành viên gia đình hộ (vợ, chồng, cha, mẹ đẻ, cha, mẹ vợ, chồng con chưa thành viên) theo nguyên tắc có đi có lại; Người nước ngoài mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, hộ chiếu phổ thông hoặc giấy tờ đi lại thay hộ chiếu do nước ngoài cấp được miễn phí thị thực theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, theo quy định pháp luật Việt Nam hoặc theo nguyên tắc có đi có lại; Người nước ngoài vào Việt Nam để thực hiện công việc cứu trợ hoặc giúp đỡ nhân đạo cho các tổ chức, cá nhân Việt Nam; Người nước ngoài vào Việt Nam theo lời mời trao đổi giữa các Bộ, ngành, tỉnh, thành phố theo nguyên tắc có đi có lại; Người có công với cách mạng, đất nước; có nhiều thành tích trong công tác cộng đồng, đóng góp thiết thực, hiệu quả cho công tác của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; Các trường hợp do nhu cầu đối ngoại cần tranh thủ hoặc vì lý do nhân đạo, công dân Việt Nam có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn hoặc gặp rủi ro; Các trường hợp xin cấp thị thực nhưng được miễn phí thị thực theo quy định của Chính phủ Việt Nam, theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo thỏa thuận song phương. Căn cứ các quy định trên, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xét từng trường hợp cụ thể để áp dụng cho phù hợp.
Người Việt Nam định cư tại Trung Quốc, Lào, Thái Lan và Cam-pu-chia hoặc những nước đang có chiến tranh, dịch bệnh nguy hiểm đe dọa tính mạng được giảm các loại phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao theo quy định tại Biểu mức thu phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao ban hành kèm theo Thông tư này.
Đối với những trường hợp được miễn thu phí trong lĩnh vực ngoại giao quy định trên, tổ chức thu phí phải đóng dấu “miễn phí” (GRATIS) vào giấy tờ đã cấp.
Hoàn trả phí, lệ phí
Trường hợp tổ chức, cá nhân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài đã nộp phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao theo quy định tại Thông tư này nhưng không đủ điều kiện được cấp giấy tờ lãnh sự, tổ chức thu phí, lệ phí không hoàn trả lại số tiền phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao đã thu cho người nộp.
Trường hợp tổ chức, cá nhân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài từ chối không nhận kết quả xử lý hồ sơ sẽ không được hoàn trả tiền phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao liên quan.
Kê khai, nộp phí, lệ phí
Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm xem xét, quyết định lựa chọn ngân hàng có uy tín để mở tài khoản của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phục vụ hoạt động của Cơ quan đại diện, đảm bảo an toàn tiền gửi Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Đối với các khoản lệ phí: Bộ Ngoại giao chỉ đạo các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tổ chức thực hiện hạch toán kế toán khoản thu lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao; khi phát sinh số thu, nộp 100% (một trăm phần trăm) số tiền lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao và số tiền lãi gửi ngân hàng thực phát sinh vào Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Nguồn chi phí trang trải cho việc thu lệ phí do ngân sách nhà nước bố trí trong dự toán của tổ chức thu theo chế độ, định mức chi ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
Đối với các khoản phí: Bộ Ngoại giao chỉ đạo các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tổ chức thực hiện hạch toán kế toán khoản thu phí trong lĩnh vực ngoại giao; khi phát sinh số thu, nộp 70% (bảy mươi phần trăm) số tiền phí trong lĩnh vực ngoại giao và số tiền lãi gửi ngân hàng thực phát sinh vào Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao được tính bằng đồng đô la Mỹ (USD) theo Biểu mức thu phí và lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao ban hành kèm theo Thông tư này. Trường hợp thu phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao bằng đồng tiền nước sở tại thì việc quy đổi từ đồng đô la Mỹ (USD) sang đồng tiền nước sở tại được căn cứ vào tỷ giá bán ra của đồng đô la Mỹ (USD) do ngân hàng nơi Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài mở tài khoản công bố.
Khi tỷ giá quy đổi từ đồng đô la Mỹ (USD) ra đồng tiền nước sở tại biến động tăng hoặc giảm trên 10% (mười phần trăm) so với tỷ giá quy đổi đang áp dụng, Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được quy định lại mức phí và lệ phí lãnh sự bằng đồng tiền nước sở tại theo tỷ giá quy đổi mới, đồng thời thông báo bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao và Bộ Tài chính trước khi thực hiện.
Trường hợp tại một nước hoặc vùng lãnh thổ có từ hai (02) Cơ quan đại diện Việt Nam trở lên được phép thu phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao, thì Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam có thẩm quyền cao nhất căn cứ tỷ giá bán ra của ngân hàng sở tại quyết định mức thu thống nhất cho các Cơ quan đại diện Việt Nam còn lại.
Quản lý và sử dụng phần nộp vào Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước
Căn cứ dự toán chi ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao hàng năm của khối Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; Bộ Ngoại giao có thể sử dụng Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để đảm bảo kinh phí hoạt động thường xuyên, mức tối đa không vượt quá dự toán chi ngân sách nhà nước được giao và kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản cho các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sau khi làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách nhà nước. Định kỳ vào ngày 05 hàng tháng (riêng số phát sinh tháng 12 năm hiện hành, sẽ làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách nhà nước vào ngày 05 tháng 01 năm sau – trong thời gian chỉnh lý quyết toán), Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm nộp số phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao (100% số lệ phí và 70% số phí) và số tiền lãi gửi ngân hàng thực phát sinh vào Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước. Số kinh phí thực rút từ Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước để chi tiêu, Kho bạc Nhà nước ghi thu, ghi chi ngân sách nhà nước tương ứng nhu cầu chi tiêu tháng sau của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Trường hợp số dư Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thấp hơn nhu cầu chi tiêu, Bộ Ngoại giao chuyển kinh phí (phần chênh lệch) cho Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để đảm bảo kinh phí chi tiêu.
Trường hợp số dư Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài lớn hơn so với dự toán được giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì: Đối với các địa bàn khó khăn trong việc chuyển đổi ra ngoại tệ mạnh, phí chuyển tiền cao, khó khăn về thủ tục chuyển tiền về Việt Nam thì cho phép Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được để lại số dư Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước để đảm bảo kinh phí hoạt động cho thời gian sau. Căn cứ tình hình thực tế của các địa bàn, Bộ Ngoại giao quy định danh mục các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài khó khăn trong việc chuyển đổi ra ngoại tệ mạnh, phí chuyển tiền cao, khó khăn về thủ tục chuyển tiền về Việt Nam thông báo đến các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để thực hiện và Kho bạc Nhà nước để kiểm soát. Hàng năm, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm rà soát để sửa đổi bổ sung danh mục này cho phù hợp với tình hình thực tế. Đối với các địa bàn thuận lợi trong việc chuyển đổi ngoại tệ, sau ngày 31 tháng 12 năm thực hiện và trước ngày 31 tháng 01 năm sau (thời gian chỉnh lý ngân sách hàng năm), khối Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chuyển số tiền còn lại tại Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước không có nhu cầu sử dụng về nộp vào Quỹ ngoại tệ tập trung của ngân sách nhà nước mở tại Kho bạc Nhà nước để hạch toán thu vào ngân sách nhà nước.
Quản lý và sử dụng phần để lại cho Bộ Ngoại giao
Bộ Ngoại giao được sử dụng 30% (ba mươi phần trăm) số tiền phí trong lĩnh vực ngoại giao thực thu để chi theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 5 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP ngày 23 tháng 8 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật phí và lệ phí. Bộ Ngoại giao ban hành Quy chế quản lý và sử dụng 30% (ba mươi phần trăm) số tiền phí trong lĩnh vực ngoại giao để lại cho Bộ Ngoại giao. Số tiền thu phí trong lĩnh vực ngoại giao để lại cho Bộ Ngoại giao hàng năm nếu cuối năm chưa sử dụng hết được chuyển sang năm sau để chi theo quy định tại Thông tư này.
Quyết toán thu, chi về phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao
Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài có trách nhiệm mở sổ kế toán để ghi chép, hạch toán thu, chi về phí và lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành. Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài chịu trách nhiệm về quản lý và hạch toán thu chi các loại phí và lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao của cơ quan mình; định kỳ hàng tháng gửi Báo cáo thu phí và lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao (theo mẫu quy định tại Phụ lục 3 và 4 Thông tư này) cho Bộ Ngoại giao.
Bộ Ngoại giao có trách nhiệm kiểm tra và quyết toán thu, chi về phí và lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao của các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo quy định hiện hành.
Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tài chính tổ chức kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc thu, nộp, quản lý phí và lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo các quy định tại Thông tư này.
Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017; thay thế Thông tư số 236/2009/TT-BTC ngày 15 tháng 12 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao áp dụng tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài; Thông tư số 156/2015/TT-BTC ngày 08 tháng 10 năm 2015 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 236/2015/TT-BTC ngày 15 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí và lệ phí lãnh sự áp dụng tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài. Tổ chức thu phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao có trách nhiệm niêm yết công khai biểu mức thu phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao tại địa điểm thu bằng tiếng Việt Nam và tiếng Anh hoặc ngôn ngữ chính thức của nước sở tại; Thực hiện mở sổ kế toán để theo dõi, phản ảnh việc thu, nộp ngân sách và quản lý sử dụng tiền phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao theo đúng chế độ quy định.