Qua kiểm tra cho thấy, việc tổ chức, thực hiện pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm tại các Trung tâm đăng ký giao dịch, tài sản thuộc Cục đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, cụ thể như sau:
Công tác tổ chức cán bộ, văn thư, hành chính được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định của pháp luật; các Trung tâm đã ban hành và thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ, Nội quy lao động, Quy định về tiêu chuẩn phân loại lao động, Quy tắc ứng xử cán bộ, viên chức; thực hiện các quy định về tổ chức, cán bộ, chế độ chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…; Công tác tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến, con dấu của các Trung tâm và việc soạn thảo văn bản, chế độ báo cáo, thống kê, lưu trữ được các Trung tâm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Công tác đăng ký giao dịch bảo đảm, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm, hợp đồng, thông báo kê biên đã được các Trung tâm Đăng ký thuộc Cục tích cực triển khai với thái độ phục vụ khách hàng tận tụy, không có sách nhiễu, cửa quyền. Số lượng đơn yêu cầu đăng ký và cung cấp thông tin không ngừng tăng lên đã chứng minh được vai trò của công tác đăng ký giao dịch bảo đảm trong đời sống và các hoạt động tín dụng ngân hàng. Trong đó, Trung tâm Đăng ký số 2 luôn là đơn vị dẫn đầu về số lượng đơn yêu cầu đăng ký, bình quân mỗi tháng Trung tâm nhận và giải quyết hơn 6.000 đơn yêu cầu đăng ký, cung cấp thông tin.
Về cơ bản, quy trình giải quyết việc đăng ký giao dịch bảo đảm tại các Trung tâm Đăng ký thuộc Cục (từ khâu tiếp nhận hồ sơ, xem xét, giải quyết và lưu trữ hồ sơ) đã được thực hiện theo đúng hướng dẫn tại Thông tư số 06/2006/TT-BTP ngày 28/9/2006 của Bộ Tư pháp, Thông tư số 03/2007/TT-BTP ngày 17/5/2007 của Bộ Tư pháp, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Tư pháp và Cục Đăng ký. Các Trung tâm chỉ từ chối hồ sơ đăng ký khi có căn cứ theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, trong quá trình tác nghiệp, những cán bộ, viên chức của các Trung tâm Đăng ký thuộc Cục đã mạnh dạn đổi mới, sáng tạo nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ được giao: tự viết và vận hành phần mềm để đăng ký Thông báo kê biên tài sản thi hành án, thực hiện soạn thảo trên phần mềm các nội dung liên quan đến việc từ chối đơn yêu cầu đăng ký chưa hợp lệ nhằm tạo thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quy trình giải quyết đơn.
Việc trả kết quả cho người yêu cầu đăng ký đã được các Trung tâm Đăng ký thực hiện đúng thời hạn do pháp luật quy định, trong đó đối với những hồ sơ đăng ký đã được giải quyết (cấp bản sao đơn có chứng nhận của cơ quan đăng ký cho khách hàng) đều được cập nhật trong cơ sở dữ liệu.
Qua kiểm tra xác suất với số hồ sơ bất kỳ về đăng ký giao dịch bảo đảm và đăng ký hợp đồng cho thấy, về cơ bản, các thông tin được kê khai trên đơn yêu cầu đăng ký (về các bên tham gia hợp đồng, tài sản bảo đảm) phù hợp với thông tin lưu trong cơ sở dữ liệu. Bên cạnh đó, các Trung tâm đăng ký cũng đảm bảo được sự phù hợp giữa số liệu đơn yêu cầu đăng ký thực tế (lưu tại văn thư) với số liệu đơn yêu cầu đăng ký được nhập vào cơ sở dữ liệu.
Công tác quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu luôn được các Trung tâm Đăng ký thực hiện một cách chủ động và thường xuyên. Các Trung tâm cử cán bộ tin học thực hiện cập nhật đơn đã xử lý trên website vào cuối ngày làm việc theo đúng hướng dẫn của Cục. Các Trung tâm đã cài đặt chế độ sao lưu tự động; đồng bộ dữ liệu giữa Cục và các Trung tâm đăng ký một cách nhanh chóng, kịp thời; thực hiện cài đặt phần mềm chống virus cho sever và client; bảo mật mật khẩu các máy trong mạng cũng như bảo mật từng tài khoản nhập liệu.
Đặc biệt, Trung tâm Đăng ký số 2 đã chủ động xây dựng được mạng thông tin nội bộ, qua đó, góp phần phục vụ cho công tác lãnh đạo, điều hành trong đơn vị và tạo được sự “liên thông”, cập nhật thông tin kịp thời, khoa học giữa các bộ phận, nhất là giữa bộ phận đăng ký với bộ phận kế toán.
Về việc thu và quản lý, sử dụng phí, lệ phí: Qua kiểm tra cho thấy, các Trung tâm Đăng ký thực hiện việc thu phí, lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm và phí cung cấp thông tin theo đúng hướng dẫn tại Thông tư số 03/2007/TTLT-BTC-BTP ngày 10/01/2007 và Thông tư số 36/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 10/01/2007 về việc hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng lệ phí đăng ký và phí cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm. Việc trích nộp ngân sách nhà nước, việc sử dụng số phí và lệ phí để lại tại các Trung tâm thuộc Cục được thực hiện theo đúng quy định và theo Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Bên cạnh đó các Trung tâm Đăng ký cũng sử dụng nhiều phương pháp để theo dõi phí, lệ phí và theo dõi công nợ nhằm giảm thiểu nợ phí tồn đọng. Hàng tháng, hàng quý, các Trung tâm thực hiện việc lập và nộp báo cáo, kê khai cho cơ quan thuế và các nghĩa vụ khác với cơ quan Kho bạc nhà nước - nơi mở tài khoản theo dõi số liệu thu và sử dụng phí, lệ phí đúng thời hạn quy định.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác đăng ký giao dịch bảo đảm tại các Trung tâm Đăng ký vẫn tồn tại một số vấn đề cần rút kinh nghiệm, tháo gỡ, cụ thể như sau:
Việc bố trí, sắp xếp cán bộ còn có điểm chưa hợp lý: sử dụng cán bộ hợp đồng thực hiện công tác thu phí trực tiếp hoặc bố trí cán bộ là đăng ký viên làm công việc hỗ trợ công tác thu phí, lệ phí.
Một số quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, công tác lưu trữ trong một số trường hợp đã thực hiện chưa đúng quy định.
Trong một số trường hợp, các Trung tâm Đăng ký vẫn tiếp nhận và giải quyết đối với Đơn yêu cầu đăng ký theo mẫu cũ, đã bị bãi bỏ. Việc tích vào các ô bắt buộc phải kê khai trên Đơn trong một số trường hợp chưa thực hiện đúng theo quy định.
Qua kiểm tra cho thấy, vẫn có trường hợp đơn đăng ký không được xử lý, cập nhật vào cơ sở dữ liệu kịp thời; Có sự chênh lệch giữa số liệu đơn đăng ký thực tế (lưu tại văn thư) và số lượng đơn đăng ký được nhập vào cơ sở dữ liệu; Việc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu trong một số trường hợp chưa đảm bảo chính xác. Trong một số trường hợp, Đăng ký viên nhập sai về thời điểm đăng ký dẫn đến tình trạng thời điểm có hiệu lực của đơn yêu cầu đăng ký chưa phù hợp giữa đơn yêu cầu đăng ký và cơ sở dữ liệu. Ngoài ra có một số trường hợp, việc mô tả tài sản bảo đảm trong cơ sở dữ liệu không đầy đủ so với mô tả trong đơn yêu cầu đăng ký của khách hàng hoặc phần ghi của đăng ký viên không đầy đủ, chỉ ký mà không ghi rõ họ tên.
Bên cạnh đó, công tác cập nhật đơn đăng ký vào cơ sở dữ liệu và công bố trên website đối với một số hồ sơ đăng ký chưa kịp thời và trong một số trường hợp thì ký hiệu đơn yêu cầu đăng ký được nhập chưa chính xác.
Việc kiểm tra toàn diện tất cả các mặt công tác tại các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản nhằm đánh giá một cách cụ thể việc thực hiện pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm. Thông qua kiểm tra nhằm phát hiện những hạn chế, khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện các quy định của pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm. Qua đó kiến nghị hướng xử lý nhằm tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong tổ chức và hoạt động của các Trung tâm. Ngay sau khi có kết luận kiểm tra, Cục Đăng ký đã giao Giám đốc các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản tổ chức họp, thông báo kết quả kiểm tra đến toàn thể viên chức, người lao động của Trung tâm, đồng thời, nghiêm túc rút kinh nghiệm về những hạn chế trong quá trình tổ chức thực hiện việc đăng ký, đề xuất giải pháp triển khai các kiến nghị của Đoàn kiểm tra và báo cáo kết quả về Cục Đăng ký. Đồng thời trên cơ sở những kết quả của hoạt động kiểm tra Cục Đăng ký đã giao Phòng Quản lý đăng ký giao dịch, tài sản chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan nghiên cứu, tham mưu với Cục trưởng việc giải quyết đề xuất, kiến nghị của các Đoàn kiểm tra thuộc phạm vi thẩm quyền của Cục Đăng ký và hoàn thành trong thời gian sớm nhất.
Thu Thuỷ - Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm